エクセルの表やグラフ作成して使用する際、相手が見やすく、かつ、内容も伝わりやすくするためのコツ。
自分用で作成したメモみたいなものなのでご参考までに。
シート全体のフォーマット変更する
見やすく伝わりやすくするためには、フォーマットが非常に重要。組織で統一すると良い。
新規ファイルを開いて、作業前にシート全体を選択して以下を行う。
セルの縦幅
セルの縦幅を18ポイントにする。
余白を作ることで見やすくなる。
フォント
Arialに変更する。
英数字はこれが見やすいが、対応しているのは英数時のみで日本語はMS Pゴシックのまま。日本語はこのままでOK。
数字の表記
桁区切りにする。ex.）1000 → 1,000
見やすい表作成のコツ
1行目とA列目は使わない
空けて表を作成する。
左と上の罫線が見えなくなるため。
セルの枠線を消す
方法①：目盛線をオフに変更
方法②：背景色を白に変更（シート全体を選択して背景色を白にする）
罫線は、外枠は太く、中は細く
罫線は、外枠は太く、中は細くすると見やすくなる
項目名は列をズラして入力
項目名は列をズラして入力しておくと、内訳がみやすくなる。ずれるセル幅は1でOK
また、ずらすことでセルの移動をを速くできる（Ctrl+矢印を使うことで行飛ばしで移動）
文字は左揃え、数字は右揃え
文字は左から読むから左揃えが読みやすい。
数字は右から桁を読んで把握するから右揃えが読みやすい。
数字のみなら縦線は不要。縦線を入れると見にくくなる。
数字の色、背景色を設定する
エクセルで扱う数字は、直接入力したもの、関数の結果、別セルを参照したものの３種類ある。
編集できる数値とそうでは無い数値を把握するために色分けが必要。
背景色は、薄い色を使うと良い。
参考）コマンドの繰り返し作業はF4を使うと繰り返しできる。
セルの色を設定する
作成した表の内容を説明する際に、結果の特徴となる箇所はセル色を変えておくと、相手に伝わりやすい。
条件付き書式を使うと便利。
例）ある店舗の売り上げ結果一覧の売上100万円以上ある店舗の金額に色を付ける場合
ホーム/条件付き書式/セルの強調表示ルール/指定の値より大きい を使用
条件付き書式を複数設定したときは、優先順位に注意する。
条件付き書式の優先順位は、「条件付き書式/ルールの管理」の画面に上から記載されている順になっているため、ここに記載する順番を間違えないようにすることが重要。
無駄なスペースを無くす
見やすくするためには、横幅をコンパクトにすることが大切。
- 選択範囲内で中央
セルの書式設定/配置から選択する。
セルを結合せずに中央配置できる。セルのコピペや関数使用時にも影響がないため便利。 - 縦書きにする
- セルの結合をする
- セル内で改行
- 上詰め
縦にも横にも大きな表を見やすくする
- ウィンドウ枠の固定
- グループ化
行や列を非表示にしたいときに使用する。表示・非表示のON/OFFが楽。※「セルの非表示」は使わない
（対象セルを選択して、データ/アウトライン/グループ化）
見やすいグラフ作成のコツ
グラフ作成におけるコツをグラフ全般と各グラフごとで記載。
グラフの色
目立たせたい部分のみ色を変える。または目立たせない部分をすべてグレーにする。（棒グラフ、円グラフなど）
色を多用すると色がけんかする。
データラベル
データラベルを追加して、その数値の色もグラフの色に合わせる。
縦軸
最小値と最大値を調整して、無駄なスペースを無くす。
差を強調したいときは、最小値を大きくすると差がわかりやすくなる。
目盛線
単位を調整して、無駄な線を無くす。３～４本がよい
単位
単位を忘れずに追加する（テキスト挿入）。色を他の文字と合わせる
グラフタイトル
グラフのタイトルを元データからそのまま使用したい場合は、以下のやり方であれば直接入力しなくてもOK。
グラフタイトルのボックスを選択して、「=”グラフタイトルにしたいセル”」を選択する。
グラフの縦軸と横軸が逆になってしまった場合
グラフの横軸は、元となる数値の表の横軸と縦軸で項目が多い方が、グラフの横軸になる。
狙いと逆になった場合は、行と列の切り替えを行って修正する。（右クリック／データ選択／行/列の切り替え）
グラフに使う項目を絞りたい場合
複数ある項目からいくつかをグラフ化したい場合は、元となる表の使わない項目をグループ化して非表示（ー）すれば、グラフも非表示なる。
見せたいときは表示（+）すれば良いだけ。ぐらふを2個作る必要がないのでおすすめ。
※グループ化：対象セルを選択して、データ/アウトライン/グループ化
横軸のラベルの文字数が長い場合
横軸ラベルの文字数が多いとラベルが斜め配置になり、グラフの見栄えも悪くなるので編集や改行して整える。
ラベルを編集
横軸選択して右クリック/軸の書式設定/表示形式 を編集。例）表示形式コードを編集
ラベルを改行
ラベルのテキストが横に長いとき、見やすくしたいときは、改行するとよい。
グラフの元となる表のラベルに対応する項目をセル内で改行すればOK。
棒グラフ作成のコツ
棒の太さを太くすることで印象が良くなる。
横棒グラフは、データラベルが長くても見やすい。横棒グラフはランキング向け。
折れ線グラフ作成のコツ
グラフ幅を狭くすると変化を強調できる。
凡例は右側に配置すると、見やすくなる。
円グラフ作成のコツ
円グラフで結果がわかりにくい伝えにくいのであれば、棒グラフがおすすめ。
２軸グラフ作成のコツ
一旦すべて棒グラフで表現してから、後で折れ線に変えたい項目を変更する。
（右クリック/グラフの種類の変更/組み合わせ/で２軸にしたい項目とグラフ種類を選択する）
目盛線は左側を基準とする（右側の数値を修正して合わせる）。
積み上げ縦棒グラフ作成のコツ
凡例は右側が良い。
データラベルを追加する。
積み上げ縦棒グラフで合計のラベルを棒グラフの上に表示したいとき
合計のラベルを棒グラフの上に表示したいときは、合計値もグラフに表示してラベル表示すればできる。
追加でやっておきたいことは、
①合計値のグラフ部分を背景透明にする
②ラベルの下寄せ：ラベルを選択して右クリック/データラベルの書式設定/ラベルの位置/内側軸寄り を選択
③凡例”合計”の削除：手動でこれのみ削除
この方法ならテキスト直接入力をしなくても合計ラベル表示できる。
